本記事では、RPAの基本から具体的な導入方法、導入事例まで、分かりやすく解説します。
こんなお悩みを解決します！
- 「毎日の定型業務に膨大な時間がかかっている」
- 「単純作業に時間を取られ、もっと重要な業務に集中できない」
- 「RPAという言葉は聞いたことがあるが、具体的に何ができるのか分からない」
- 「自分のようなIT専門家ではない人間でも導入・運用できるのだろうか」
RPAとは？超シンプルに解説
RPAの意味と概念
迷える子羊そもそもRPAって何？
現役エンジニア「Robotic Process Automation」の略称で、「ロボットによる業務自動化」という意味です
現役エンジニア簡単に言うと、PCで行う定型作業をロボットに任せるツールです。
人間がPCで行う作業を、代わりに自動で行ってくれます。
笑顔の子羊なるほど！自分の代わりに仕事をしてくれるんですね
例えば、以下のような作業を自動化できます。
- Excelデータの入力や転記
- Webサイトからの情報収集
- 請求書や報告書の作成
- 業務システムへのデータ入力・出力
RPAが注目されている背景
RPAが近年注目されている背景には、主に以下の2つの要因があります。
- 1. 労働人口の減少
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少子高齢化が進む日本では、2021年から2050年にかけて生産年齢人口が約30％も減少すると言われています。企業は限られた人材で生産性を向上させる必要に迫られています。
- 2. 働き方改革の推進
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長時間労働の是正や多様な働き方が求められる中、業務効率化は企業の重要課題となっています。RPAで業務を自動化すれば、従業員の労働時間削減や満足度向上につながります。
これなら納得！RPAの仕組みをわかりやすく解説
RPAの基本的な仕組み
迷える子羊RPAってどういう仕組みなの？
現役エンジニアRPAは「シナリオ作成」を行い「実行」すると動作します。
- シナリオ作成：自動化したい業務の手順をRPAツールに教えます。
- 実行：作成したシナリオに従って、RPAが自動的に業務を実行します。
現役エンジニア1度RPAに業務を覚えさせれば、その後はボタン1つで実行できます
迷える子羊ここまで来たらボタンを押すのも自動でやって欲しいな・・
現役エンジニアもちろんスケジュールを作成して、自動実行させることもできます！
マクロやAIとの違いとメリットデメリット
迷える子羊マクロやAIもよく聞くけど、何が違うの？
現役エンジニアRPAは「マクロ」や「AI」と混同されがちですが、明確な違いがあります
- RPAの特徴
-
- ExcelやWebブラウザ、業務アプリケーションなど、複数のシステムを横断して自動化できる
- プログラミング知識がなくても導入・運用できる
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- 手書き文字などの非デジタルデータはAIと組み合わせる必要がある
- マニュアル化できない業務は自動化が難しい
- AIの特徴
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- 自然言語処理に優れており、手書き文字なども読み取れる
- RPAと連携することで、より複雑な業務の自動化も可能
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- AI単体では自動化範囲が狭い
- 実装には高度なプログラミングの知識が必要
- マクロの特徴
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- ExcelなどOffice製品の作業効率化に有効
- Officeライセンスがあれば無料
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- 複数のシステムを連携させた自動化には適さない
- プログラミングの知識が必要
笑顔の子羊RPAは複数システムを横断して自動化できるけど、手書き文字やルール化できない業務は難しいんですね
現役エンジニア手書き文字やルール化できない業務はAIを活用する必要があります
現役エンジニアExcelなどのOffice製品だけの自動化であれば、マクロで十分です
現役エンジニアしかし業務システムやブラウザ操作など、複数のシステムを自動化したい場合は、RPAが最善の選択でしょう
笑顔の子羊業務内容によって使い分けるのが重要ですね！
RPAが得意な作業と苦手な作業
迷える子羊RPAにも得意不得意がありそうですが、どのように見分ければ良いの？
現役エンジニアその業務をマニュアル化できるかどうかが最も重要な基準です
現役エンジニアRPAの得意不得意を知ることで、RPAに任せる業務を適切に判断できるので、もう少し詳しく解説しますね
得意な作業
- 定型的で繰り返し行う業務
- ルールが明確な業務
- データ入力や転記作業
- 情報収集やレポート作成
- 複数システム間でのデータ連携
苦手な作業
- 状況判断や創造性が必要な業務
- 例外対応が多い複雑な業務（マニュアル化できれば可能）
- 手書き文字の読み取り（AIと連携すれば可能）
- 電話対応などの音声コミュニケーション
- 物理的な動作を伴う業務
現役RPAエンジニアから一言
Ueda業務をマニュアル化できれば、複雑な業務でもRPA化できます！
逆にマニュアル化できない業務はRPA化が難しいと覚えると良いでしょう
ここが変わる！RPAの導入メリット3選
迷える子羊RPAの導入メリットをもっと詳しく知りたいです
業務時間の劇的な削減
現役エンジニア最大のメリットは、定型業務の自動化による業務時間の大幅な削減です
膨大な削減時間を他業務に充てることで、企業の生産性が高まり売上UPに貢献します。
また残業時間の削減にも繋がるため、従業員満足度の向上効果も報告されていますね。
私が実際に開発したRPAの効果を紹介します
- 請求書処理作業：月間40時間 → 2時間（95%削減）
- データ入力作業：1件あたり15分 → 30秒（97%削減）
- 報告書作成：週5時間 → 15分（95%削減）
大手銀行では年間で10万時間の削減に成功した事例もあります。
ヒューマンエラーの防止と正確性の向上
人間の作業にはミスがつきものですが、RPAはプログラム通りに正確に動作するため、以下のようなミスを防止できます。
- データ入力時の打ち間違い
- コピー＆ペースト時の貼り付け忘れ
- 計算ミス
- 処理の漏れや二重処理
マッキンゼー社の調査によると、RPA により業務エラーを最大 90% 削減できるというデータもあります。
A survey by McKinsey & Company found that RPA can reduce errors in data processing by up to 90% (McKinsey, 2023)
出典: The Impact of Robotic Process Automation (RPA) on Project Management（2023年）
笑顔の子羊ミスすると影響が大きい業務はプレッシャーも大きいので、RPAに任せられると助かります
現役エンジニアそうですね！RPAは従業員の心理的負担の軽減にも寄与します
コア業務に集中できる環境づくり
人間は以下のような「コア業務」に集中すべきですが、日々の定型作業に追われていることが多いのではないでしょうか。
- 業務改善の企画・提案
- 社内コミュニケーションの活性化
- 人材育成・教育
- 労務管理の最適化
- コンプライアンス対応
RPAによって定型業務を自動化することで、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
部門別に紹介！RPAで自動化できる業務とは？
迷える子羊RPAで自動化できる業務の具体例を知りたいです
RPAは幅広い業務を自動化できますが、RPAの導入が効果的な5つの部門について、掘り下げていこうと思います。
興味のある部門の活用事例をご確認ください。
【経理部門】におけるRPAの活用事例と効果
- 請求書処理
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請求書処理はRPAで完全自動化できます。OCR技術により請求書からデータを抽出し、購入注文との照合、承認ワークフロー設定、支払い処理、不一致処理までを一貫して行います。
- 経費精算
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RPAは領収書からのデータ抽出、会社規定との照合、承認ルートへの自動送信、払い戻し処理まで一連の作業を自動化します。これにより経費精算時間の短縮、コスト削減、精度向上が実現し、従業員満足度も高まります。
- 入金消込
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RPAは銀行明細と社内記録の比較照合を行い、データ抽出、取引マッチング、差異特定、調整レポート作成、仕訳生成まで処理します。手作業で起きやすい残高不一致や会計上の誤りも減少し、企業の財務健全性が高まります。
【営業部門】におけるRPAの活用事例と効果
- 顧客データ入力と更新
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RPAは複数システムにまたがる顧客データの入力と更新を自動化します。メールやスプレッドシートなど様々なソースからデータを抽出・検証し、システムに自動入力します。営業担当者はデータ入力作業から解放され、販売活動や顧客関係構築に集中できるようになります。
- レポート作成
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営業レポート作成はRPAで自動化できます。RPAは様々なソースからデータを抽出・集計・成型し、レポートを自動生成します。これによりレポート作成時間の短縮、精度の向上などのメリットがあります。
- メール送信
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営業プロセスにおける、様々なメール通信を自動化できます 。見込み客へのフォローアップメール、問い合わせへの自動応答などのタスクを自動化することで、営業効率が向上します 。自動化されたメール通信により、メール対応は迅速に実行され、コンバージョン率の向上と顧客関係の強化につながる可能性があります
【カスタマーサービス部門】におけるRPAの活用事例と効果
- 問い合わせ対応
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RPAは様々なチャネルからの問い合わせ対応を自動化できます 。顧客への情報提供を自動化することで、応答時間を短縮し、24時間365日の対応を可能にします 。RPAを活用したチャットボットは、大量の顧客問い合わせを処理し、担当者のリソースをより複雑な問題に集中させることができます 。
- 顧客情報更新
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複数システムにまたがる顧客情報の更新を自動化できます。顧客情報の自動更新により、担当者は常に最新かつ正確な情報にアクセスでき、より効率的でパーソナライズされた顧客対応が可能になります。結果として顧客満足度とロイヤルティの向上につながります。
【人事部門】におけるRPAの活用事例と効果
- 採用プロセス
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履歴書チェックと候補者絞り込み、面接スケジュール調整、内定通知書作成など採用業務全般を自動化します。これにより採用期間の短縮やコストの削減、採用の質の向上が期待できます。特にRPAは定義された基準に基づく客観的な履歴書チェックにより、採用プロセスから偏見を排除する効果もあります。
- 入社手続き
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内定通知書の作成・送信、従業員アカウント設定や書類管理、システムへのアクセス提供など入社手続き全般を自動化します。入社手続きの自動化で新入社員はより早く業務を開始でき、手作業による時間も大幅に削減されます。
- 勤怠管理
-
休暇申請処理や勤怠レポート生成など、様々なタスクを自動化します。勤怠管理の自動化でエラーを最小限に抑え、正確なデータに基づく給与計算が可能になり、不一致やコンプライアンス問題も減少するでしょう。
【サプライチェーン管理】におけるRPAの活用事例と効果
- 発注処理
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RPAは発注プロセス全体を自動化します。発注書作成やベンダー情報取得、承認ルート送信、システムへのデータ入力などのタスクが自動化され、大幅なコスト削減と調達サイクルの合理化が達成できます。
- 在庫管理
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RPAは様々な在庫管理タスクを自動化できます。これにより在庫管理が最適化され、在庫切れや過剰在庫が削減され、需要予測が改善され、データ精度が高まります。RPAはリアルタイムの在庫可視性を提供し、より良い意思決定を可能にし、コストのかかる在庫問題を防ぎます。
- 配送状況追跡
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配送状況の追跡を自動化し、顧客にリアルタイムの最新情報を提供できます 。これにより顧客満足度が向上し、手作業による追跡の労力が削減され、物流プロセス全体の可視性が高まります。配送状況追跡の自動化で顧客は注文に関するタイムリーで正確な情報を得られ、信頼と満足度が向上します。
3種類のRPAと選び方
結論：デスクトップ型またはクラウド型RPAから始めることをおすすめします。
理由は以下の通りです。
- 初期投資が比較的少なく、リスクを抑えられる
- 必要に応じて徐々に拡大していける
- 効果を確認しながら段階的に進められる
それではRPAのタイプについて、詳しく見ていきましょう。
デスクトップ型、サーバー型、クラウド型の違い
RPAには大きく分けて3つのタイプがあります。それぞれのメリットデメリットを紹介します。
デスクトップ型RPA
- 特徴：個々のPCにインストールして利用
- メリット：導入コストが低く、PC1台から始められる
- デメリット：ロボット稼働中はそのPCを他の作業に使えない場合がある
- 向いている企業：小規模企業、部門単位での導入を検討している企業
サーバー型RPA
- 特徴：自社サーバーにインストールして複数のロボットを一元管理
- メリット：大規模な自動化が可能、セキュリティレベルが高い
- デメリット：初期費用が高く、導入・運用に専門知識が必要
- 向いている企業：中〜大規模企業、全社的に導入を検討している企業
クラウド型RPA
- 特徴：インターネット経由でRPAサービスを利用
- メリット：インストール不要で手軽に始められる、自社サーバーの準が不要
- デメリット：インターネット環境に依存、Webブラウザ上の作業のみに限定される場合がある
- 向いている企業：サーバー管理の負担を避けたい企業、Webブラウザ上の業務が多い企業
現役RPAエンジニアから一言
Uedaデスクトップ型は最もスモールスタートに向いているので、まずは試しに導入してみたい方におすすめです！
RPAツール選びの5つのポイント
RPAツールを選ぶ際は、以下の5つのポイントをチェックしましょう。
- 1. 使いやすさ（操作性）
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- ITスキルが高くない従業員でも操作できるか
- ノーコードまたはローコードでシナリオ作成が可能か
- 2. 既存システムとの互換性
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- 現在利用している業務システムやソフトウェアと連携できるか
- Excel、Webブラウザ、メールソフトなどと問題なく動作するか
- 3. セキュリティ
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- 企業の機密情報や個人情報を扱う場合、十分なセキュリティ対策が施されているか
- アクセス権限の設定や監査ログの取得ができるか
- 4. サポート体制
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- 導入時のサポートや研修は充実しているか
- トラブル発生時の対応は迅速か
- 日本語のサポートが受けられるか
- 5. コスト
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- 初期費用、月額費用、保守費用など総コストが予算内に収まるか
- 追加ライセンスや機能拡張時の費用はどうか
- 費用対効果は見込めるか
【実践編】小規模企業でのRPA導入ステップ
中小企業がRPAを導入し、その効果を最大限に引き出すためには、段階的かつ計画的なアプローチが重要です。
本章では具体的な手順をご紹介します。
STEP1 自動化したい業務の洗い出し
RPAを導入する第一歩は、自動化に適した業務を見つけることです。
以下のポイントを考慮して業務を洗い出してみましょう。
RPAに適した業務の特徴
- 定型的で繰り返し行う業務
- ルールが明確な業務
- データ入力や転記作業
- 情報収集やレポート作成
- 複数システム間でのデータ連携
具体的な洗い出し方
- 部門メンバーで1週間の業務内容をリストアップする
- 業務ごとに作業時間や頻度、手順の定型性を評価する
- 「定型性が高い×頻度が高い×作業時間が長い」業務を優先的に選定する
STEP2 費用対効果の算出
次にリストアップした業務について、RPAを導入した場合のROI（費用対効果）を算出します。
具体的なROIの計算例としては、以下の要素を考慮しましょう。
- RPA導入前の人件費： 業務にかかっていた時間と担当者の時給から算出します
- RPA導入後の人件費： RPAによって削減される時間と担当者の時給から算出します
- RPA導入コスト： ソフトウェアのライセンス料、業務委託費用、運用費用などを考慮します
- 人件費削減効果： RPA導入前の人件費からRPA導入後の人件費を差し引いた金額です
- その他の効果： ミス削減によるコスト削減、生産性向上による売上増加なども考慮できる場合があります
ROIの計算式
ROIの計算式：ROI = (年間削減時間 × 時給 – 年間コスト) ÷ 初期投資 × 100%
しかしRPAの導入に高額な初期費用はあまり発生しないため、「年間削減コスト – 年間コスト」の計算だけでも大丈夫です。
例えば以下の例では、年間400万円のコスト削減が見込めることになります。
- 前提条件
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- 削減時間：8,000時間/年
- 担当者の時給：2,000円
- ライセンス費用等：5万円/月
- RPAエンジニア業務委託費：95万円/月
- ROI算出
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- 年間削減コスト：8,000時間 × 2,000円 = 1,600万円/月
- RPA関連コスト：1,200万円/年
- RPA導入利益：1,600万円 – 1,200万円 = 400万/年
年間8000時間も削減できるかな？と思ったあなたへ
現役RPAエンジニアから一言
現役エンジニア業務委託費は月80-120万円が相場ですが、例えば「0.5人月」での契約にして、コストを半分にすることもできます。（エンジニアの稼働時間も1日4時間程度になります）
現役エンジニア実際の現場ではこのように削減時間に合わせて、エンジニアの契約工数を計算し、確実にRPA導入利益が出るようにします。
うる弊社でも柔軟な対応が可能なので、ぜひご相談くださいな♪
無料トライアルからRPA本格導入までのロードマップ
RPA導入のロードマップは、一般的に以下のステップで進めていきます。
- RPAに関する知識を習得する
- 自動化候補業務を洗い出す
- 複数のRPAツールを比較検討する
- 無料トライアルを申し込む
- パイロット業務でシナリオ作成を試みる
- 操作性や機能を評価する
- いくつかの業務で実証実験を行う
- 効果測定と改善点の洗い出し
- 本格導入の可否を判断
- RPAツールを正式に導入
- 社内運用ルールを策定
- 担当者のトレーニングを実施
- 自動化業務を順次拡大
- 効果測定と継続的な改善
- 社内RPA人材の育成
RPAの導入・運用は、RPAのプロに依頼するのが確実です。
成功の秘訣はスモールスタート
中小企業がRPAを導入する際は「小さく始めて大きく育てる」アプローチが効果的です。
全社一斉導入は避け、段階的に拡大していきましょう。
スモールスタートのステップ
総務部など、定型業務が多い部門からスタート
- 短期間で効果を実感できる業務を選ぶ
- 例：請求書処理、データ入力など
- 効果を数値で可視化する
- ビフォー・アフターの比較を明確に
- 成功事例をもとに他の業務・部門にも展開
- 社内勉強会や成功事例発表会を開催
- 定期的に効果を測定し、シナリオを改善
- 運用ノウハウを蓄積・共有
RPA導入の失敗を防ぐ！注意点と対策
業務フローの可視化・標準化の重要性
RPA導入で最も多い失敗は「業務フローが明確になっていない状態で導入を進めてしまう」ことです。
RPAはあくまで設定した通りに動作するため、業務フローに曖昧さがあると期待通りの効果が得られません。
RPAを導入する前に、以下のステップで業務フローを可視化・標準化しましょう。
- 業務の手順を詳細に書き出す（フローチャートなどで視覚化）
- 例外処理のルールを明確にする
- 業務担当者同士で手順を確認し、統一する
- 無駄な作業や改善点がないか検討する
- 標準化された業務フローをマニュアル化する
エラー発生時の対応体制づくり
RPAはプログラムなので、予期せぬエラーが発生する可能性があります。
特に以下のようなケースでエラーが起きやすいです。
- システムの仕様変更や更新
- 入力データの形式変更
- ネットワーク障害
- PCの設定変更
エラーが発生した際に迅速に対応できる体制を整えておかないと、業務が停滞してしまいます。
対策
- エラー通知の仕組みを構築する（メール通知など）
- エラー発生時の対応フローを明確にする
- 一次対応者と二次対応者を決めておく
- 緊急時の代替手段を用意しておく
- エラー事例と対応方法を記録し、共有する
段階的な導入によるリスク回避
RPAの導入に成功している企業の多くは、一気に全社展開するのではなく、段階的なアプローチを取っています。
スモールスタートで成功事例を作ることで、社内の理解と協力を得やすくなり、本格導入へのスムーズな移行につながります。
導入効果をデータで見る！成功事例3選
大手銀行で年間10万時間の削減に成功
三井住友信託銀行では、RPAツール「Uipath」を導入し、2018年から2022年までの4年間で累計40万時間以上の削減に成功したそうです。10万時間は凄まじいですね！
スモールスタートに成功し、年間8000時間の削減に成功
大手自動車部品メーカーでは、IT部門でRPAをスモールスタートし、導入1年で40-50体のロボットを作成。年間8000時間の業務時間削減に成功しました。
今後全社でのRPA活用を目指すとのことで、スモールスタートを成功させた良い事例かと思います。
https://www.softbank.jp/biz/customer-success-stories/201911/marelli
自治体でも年間400人超の作業工数を削減
東京都葛飾区では源泉徴収の清算業務にRPAを導入。年間444人日の作業工数を削減できたと発表しました。
こちらの事例はテスト環境でしっかりと検証を行い、導入を決めていることが分かります。
まとめ：RPAで変わる中小企業の未来
RPAの導入により時間的余裕ができれば、以下のような取り組みに注力できるようになります。
- 業務プロセスの改善提案
- 顧客満足度向上の施策
- 戦略的思考と意思決定
- 社員のスキルアップと教育
- 新規事業やイノベーションの創出
中小企業の各部門担当者は、多忙な日常業務に追われがちです。しかしRPAを活用すれば、より創造的で付加価値の高い業務に集中できるようになります。
まずは小さな一歩から始めて、業務の自動化・効率化を実現し、企業全体の未来を変えていきましょう。
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